Nemocnice, která nemá propojené systémy, navenek často funguje úplně normálně. Pacienti jsou ošetřeni, výsledky doručeny, dokumentace vedená. Problém není vidět jako jedna velká porucha, je rozptýlený do desítek malých provozních tření, která se dají snadno přehlédnout, protože jsou jen součástí běžného dne. Tady jsou tři typické scénáře, jak takové tření vypadá v praxi.
Scénář 1: laboratorní výsledek, který musí někdo dohledat
Lékař potřebuje výsledek vyšetření, ale systém, ve kterém pracuje, ho automaticky nezobrazí. Musí zavolat do laboratoře, nebo přejít do jiné aplikace a výsledek si tam dohledat. Zabere to pár minut, ale znásobené počtem pacientů a směn se z těch pár minut stává reálná časová zátěž, která nikde formálně nefiguruje jako problém, protože si na ni všichni prostě zvykli.
Scénář 2: data, která se přepisují ručně
Pacientská data často existují ve více systémech zároveň, třeba v klinickém systému a v ekonomickém nebo skladovém systému, aniž by si tyto systémy uměly předat informace samy. Výsledkem je ruční přepisování, ze systému do systému, s rizikem, že se někde stane chyba, překlep, záměna, opomenutí. Riziko je tím vyšší, čím více míst se stejná informace musí ručně zadat znovu.
Scénář 3: čekání na stav, který by měl být vidět okamžitě
Pacient, kolega z jiného oddělení nebo vedení nemocnice se ptá, jak daleko je konkrétní proces, žádanka, objednávka, vyšetření. Pokud tuhle informaci nemá systém, musí ji dohledat člověk, telefonicky nebo osobně. Čekání na odpověď je pak stejně reálnou ztrátou času jako čekání na samotný výsledek.
Co mají tyhle scénáře společné
Ve všech třech případech nejde o to, že by nemocnice pracovala špatně. Jde o to, že chybí propojení mezi systémy, takže informace, která už v nemocnici existuje, se musí znovu hledat, znovu přepisovat nebo znovu potvrzovat. Tenhle druh ztráty je zákeřný právě proto, že se nedá jednoduše spočítat jako jedna velká chyba, je to spíš stovky drobných tření za den, která dohromady stojí čas i pozornost personálu.
Co se s tím dá dělat
Řešením není nutně vyměnit všechny systémy najednou. Praxe ukazuje, že funkčnější cestou je vytvořit nad stávajícími systémy integrační vrstvu, která standardizuje komunikaci mezi nimi a zajišťuje, že informace, jednou zadaná, je dostupná všude tam, kde je potřeba, bez ručního přepisování a bez telefonování. Nemocnice tak nemusí čekat na velký, rizikový projekt výměny systému, může postupně propojovat to, co už má.